随着数字科技的不断发展，电子会计档案管理已经成为企业财务管理中不可或缺的一部分。电子会计档案管理不仅可以提高会计档案管理的效率和精度，还可以降低企业管理成本，提高企业管理水平。

电子会计档案管理及其优势

电子会计档案管理是指利用计算机技术、数字技术等手段，对企业的会计档案进行数字化处理，并进行存储、管理、检索、使用和销毁等一系列管理工作。电子会计档案管理包括电子会计档案的收集、整理、归档、保管、检索和利用等环节。

与传统的会计档案管理相比，电子会计档案具有非常明显的优势：

提高会计档案管理效率：电子会计档案可以大大提高会计档案管理的效率。以往的企业会计档案管理需要大量的纸质文件，需要人工进行收集、整理、归档、保管等环节，耗时耗力。而电子会计档案管理可以利用数字技术进行自动化处理，大大提高了管理效率。

提高会计档案管理精度：电子会计档案可以提高会计档案管理的精度。电子会计档案可以进行数字签名、电子盖章等操作，保证了档案的完整性和真实性。同时，电子会计档案可以进行数据分析和检索，方便管理人员进行数据分析和决策。

降低企业管理成本：电子会计档案可以降低企业管理成本。电子会计档案不需要大量的纸质文件，不需要大量的物理存储空间，可以降低企业的存储成本。同时，电子会计档案管理可以利用计算机技术进行自动化处理，减少人工成本。

提高企业财务管理水平：电子会计档案管理可以提高企业管理水平。电子会计档案管理可以对会计档案进行数字化处理，方便管理人员进行数据分析和决策。同时，电子会计档案管理可以提高会计档案管理的规范化和标准化水平，提高企业管理水平。

电子会计档案管理的实施步骤

电子会计档案管理的实施步骤可以分为以下几个方面：

确定目标、流程和规范：企业应当根据自身的业务特点和管理需求，确定电子会计档案管理的目标、流程和规范。电子会计档案管理的流程应当包括电子会计档案的收集、整理、归档、保管、检索和利用等环节。企业应当制定电子会计档案管理的规范，确保电子会计档案管理的规范化和标准化。

确定技术支持和安全保障：企业应当根据自身的业务特点和管理需求，确定电子会计档案管理的技术支持和安全保障。电子会计档案管理需要借助计算机技术、数字技术等手段，因此企业应当具备相关的技术支持和安全保障。

采用先进的系统实施电子会计档案管理：企业应当根据确定的电子会计档案管理的目标、流程、规范和技术支持，实施电子会计档案管理。实施电子会计档案管理需要对员工进行培训，确保员工能够熟练掌握电子会计档案管理的方法和技巧。

监督和评估电子会计档案管理：企业应当对电子会计档案管理进行监督和评估。监督和评估可以采用内部审计、第三方审计等方式，确保电子会计档案管理的有效性和安全性。

电子会计档案管理系统

新一代智能财务系统通过“电子会计档案管理”支持档案工作实现自动化处理。例如：在报销业务过程中，已经将原始的票据信息全面采集;在归档时,根据业务类型，自动将报销信息、发票信息、上游数据信息、审批信息、附件信息、核算凭证数据信息、回单信息自动一键生成电子档案用以归档。其它财务相关的凭证及关联文档，也都可以根据一致的自动流程进行档案关联全过程工作。

系统主要功能和特点：

通过会计核算系统、报销系统、税务系统、影像系统为企业电子会计档案提供资料来源，实现会计电子档案生成、调阅、查看、归档、销毁的全生命周期管理。

通过加密、索引、数字签名、数字版权等技术保证电子文件的安全性及可用性。

支持多层次权限及流程管理，对电子档案可设定经办、审核、审批等必要的审签程序。

通过设置交叉验证规则，支持对档案的真实性、完整性的检查。

对各类会计文件、档案及相关联的内部、外部文件（含电子文档和纸质文件）自动生成版式文件，或保存原始文件的影像，包括：

1. 记账凭证、会计账簿、会计报表等。

2. 企业内部单据，如：出入库单、借据、调拨单等。

3. 外部电子票据，如：电子发票、非税票据等。

4. 纸质票据，如：收付款单据、支票存根、纸质发票等。

以凭证为主体，以单据、凭证附件为二级目录，以单据附件、影像为三级目录，实现凭证、单据及其附件影像的联查。

多种方式装册，不用打印凭证，纸质档案只归档单据即可，实现纸质单据归档与电子档案对应。

支持数据异步传输，减小性能压力。每天定时传输单据及影像等，总账系统每月集中传输凭证，支持集团财务共享中心处理模式。

通过AI技术支持文档扫描和保存、全文检索和查询、穿透式联查等管理方式。

将结合更多的AI（人工智能）和AIGC（生成式人工智能）应用技术，进一步提升电子会计文档的管理水平。

融和科技 超级ERP-电子会计档案管理系统

融和科技“超级ERP -电子会计档案管理系统”，以数智化技术平台为基础，采用多项人工智能技术，以及先进的系统架构，建立了基于智能财务管理基础上的电子会计档案“收集、整理、归档、保管、检索和利用”等一体化管理平台，实现电子会计凭证报销、入账、归档全生命周期档案管理，为企业提供数智化的电子会计档案管理，助力企业提升工作效率和管理能力。

作为企业数字化转型和国产信创的成功关键，融和科技的“超级ERP-电子会计档案管理系统”已经为多家大型企业在建设新一代智能财务系统起到重要的作用，其中也包括了国家级大型金融企业集团。通过建设“智能、互联、高效、共享”的智能财务之电子会计档案管理系统，推动企业财会管理向“数字化、智能化”方向转型，有效提升财务精细化管理水平与价值贡献，进一步助力企业财会管理高质量发展。